Alte Berufe sterben aus, neue kommen hinzu, andere wandeln sich in ihrem Anforderungsprofil. Dazu gehört der Beruf der Sekretärin, Vorzimmerdame, dem Telefonmädchen oder ganz flapsig ausgedrückt „Tippse“ – ein Berufsfeld, das weiterhin weiblich geprägt ist. Heute koordinieren Office Managerin das Büro – sehr oft managen sie auch den Chef selbst. Von den drei größten Herausforderungen der Assistentin 2.0.
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Herausforderung: Work-Life-Blending
In ihrem unterhaltsamen Buch „Mal eben kurz den Chef retten“ plaudert Katharina Münk aus dem Nähkästchen. Sie hat selbst mehr als 20 Jahre auf den Vorstandsetagen telefoniert, verabredet und getippt – sie hat selbst auch den Wandel erlebt, dem der Beruf unterworfen ist. Da wäre als erstes die zunehmende Vermischung von Privat- und Berufsleben. Während es früher noch eine mehr oder weniger klare Grenze zwischen Chef und Sekretärin gab, verschwimmt diese. Es wird geduzt, alle mögen sich scheinbar – und gerade durch diese Kumpelhaftigkeit fühlen sich Assistentinnen verpflichtet. „Klar, das mit den Oberhemden läuft heute sozialkompetent auf Augenhöhe ab“, so Münk, „unserem überlasteten Chef, den wir selbstverständlich duzen, oder unserem Lieblingskollegen würden wir diese kleine Bitte nicht abschlagen, wenn uns unser Weg zum Coffee-Shop sowieso an der Reinigung vorbeiführt.“ Zudem entgleitet Managern zunehmend ihr Privatleben, denn der Job ist immer und überall. Deshalb gilt es, alles was als vernachlässigbar und wenig produktiv gilt, outzusourcen. Die Assistentin wird zur Lebens-Assistentin, sie übernimmt „lästige Anrufer, schwierige Kunden, Reisekostenspesenhäufchen, unschöne Gefühle, die komplette deutsche Orthografie, Tassen, Gläser, Krümelteller“, so Münk, alles „kein Problem.“
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Herausforderung: Mit dem Chef sinnvoll WhatsAppen
Das Work-Life-Blending ist eine Begleiterscheinung der Digitalisierung, die längst in den Büros angekommen ist. Erst war es Stenoschreiben, dann das 10-Finger-Schreiben und heute ist es das Beherrschen der vielen Möglichkeiten, sich digital zu organisieren und miteinander zu kommunizieren. „Wir schweben auf Cloud 7 – nicht nur wir, sondern vor allem unser Chef“, sagt Münk, „wenn der mal nicht von unterwegs aus online ist, dann schickt er uns aus einem Büro nebenan folgende Mitteilung in unsere „Trello-Organisations- und Kooperations-Daten-Plattform“ oder ins Mail-Account: ‚Kann ich Sie mal sprechen?‘ Und wir müssen uns fragen, ob er nun eine Kehlkopfentzündung oder Mundgeruch hat.“
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Herausforderung: Den Stress des Chefs (mit-)ertragen
Wenn der Vorgesetzte sich für die morgige Konferenz vorbereiten muss, dann muss auch die Office Managerin spurten. Das galt auch zu analogen Zeiten, hatte aber eine andere Taktung. Die digitalen Technologien haben das Tor zur Hölle geöffnet: Da kommt abends noch eine SMS vom Chef, ob die Präsentation schon auf den Stick geladen ist, vielleicht möchte er auch noch einmal telefonieren, um die Abläufe durchzusprechen. Und der eigene Mann wartet währenddessen ungeduldig im Flur, denn eigentlich sollte es ein schöner Abend im Restaurant werden. Der Stress der Manager ist auf die Allround-Assistentinnen übergegangen, das „Aufgabenheft ist dick: Termine einhalten, Mails im Blick haben, gute Zahlen liefern, permanentes Change-Management, Mitarbeiter führen und/oder entlassen, Reisen, Telefonkonferenzen, Projekte retten, Meetings und noch einmal Meetings“, zählt Münk auf, „Stress ist ein salonfähiges und zeitgemäßes Accessoire geworden“, die Büro-Managerin muss Haltung bewahren.
Was kann die Office Managerin von heute aber tun? Innerlich kündigen oder wirklich umschulen? Bloß nicht! Katharina Münk verhilft den Büromanagerinnen zu einem neuen und selbstbewussten Berufsbild. Ja, die Ansprüche sind gestiegen und die Herausforderungen neu, aber das Berufsbild ist dadurch auch so interessant und vielseitig wie nie. Im zweiten Teil des Ratgebers gibt sie wertvolle Informationen, wie Sekretärinnen sich als Office Managerinnen präsentieren und ihr Gehalt verhandeln – und das auf einer Augenhöhe.
Katharina Münk: Mal eben kurz den Chef retten. Die heimlichen Führungskräfte im Vorzimmer.
Campus Verlag, Frankfurt 2017.
18,95 Euro, 286 Seiten
ISBN: 9783593507422
